Ngày 24/3/2022 Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 777/QĐ-UBND về Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa. Quy chế hướng dẫn độc giả phương thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
Thẻ độc giả:
-Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả theo mẫu tại Phụ lục X (ban hành lèm theo Quyết định).
-Thời hạn sử dụng Thẻ là 01 năm kể từ ngày cấp.
- Độc giả làm thẻ xuất trình một trong số giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu và nộp 02 ảnh (2x3).
Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc:
- Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức Phòng đọc.
- Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.
Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc:
- Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
- Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
- Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.
- Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu.
- Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
- Tài liệu đặc biệt quý, hiếm và quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
- Tài liệu chưa đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trong trường hợp: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; tài liệu đang chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày, triển lãm.
Yêu cầu và thời gian cung cấp tài liệu cho độc giả:
- Thời gian phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả
Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc:
Giải quyết trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác của Giám đốc Sở Nội vụ.
Giải quyết trong 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác của Chủ tịch UBND tỉnh.
Cấp bản sao, chứng thực: Giải quyết trong 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh và hồ sơ, tài liệu nhà đất (phục vụ khai thác đúng đối tượng), độc giả phải trực tiếp đến trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để nhận kết quả.
- Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả. Người được ủy quyền phải có Giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.
Quyết định 777/QĐ-UBND có hiệu lực thi hành kể từ ngày 24/3/2022./.