Ngày 28/4/2025, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

Để tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả các nhiệm vụ cấp bách được giao; đảm bảo tài liệu, cơ sở dữ liệu được bảo quản đầy đủ, an toàn nhằm phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt, liên tục trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. UBND tỉnh ban hành kế hoạch triển khai thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

Trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy:

1. Thống kê, lập danh mục toàn bộ hồ sơ, tài liệu nền giấy về các công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành của từng đơn vị, cá nhân; đóng gói nguyên trạng đối với hồ sơ đã hoàn thành từ năm 2024 trở về trước; báo cáo về Sở Nội vụ số lượng, trình trạng tài liệu tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Bố trí phòng/kho/địa điểm tập kết và tiến hành thu hồ sơ, tài liệu từ năm 2024 trở về trước của các đơn vị, cá nhân để bảo quản tập trung.

3. Lập, trình phê duyệt dự toán kinh phí và đề xuất nhân lực cần thiết để bảo quản tài liệu đang bảo quản. Mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu đang lưu trữ.

4. Bố trí nhân lực và bảo quản an toàn tài liệu đang lưu trữ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

5. Thống kê số lượng hồ sơ điện tử của những công việc đã hoàn thành; lập danh mục hồ sơ điện tử chưa hoàn thành trên hệ thống quản lý và điều hành văn bản E.Office. Thống kê, xác nhận lại số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành và báo cáo về Sở Nội vụ.

6. Thành lập Hội đồng kiểm kê để thực hiện việc kiểm kê, xác nhận kết quả thống kê tài liệu đang bảo quản tại chỗ và phòng/kho/địa điểm tập kết tài liệu. Kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng hoạt động chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị và kết thúc, thanh quyết toán hợp đồng.

7. Đóng gói, khoanh vùng dữ liệu hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ nguyên trạng toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trên hệ thống phần mềm quản lý và điều hành E.Office và cơ sở dữ liệu tài liệu thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết từ năm 2018 trở về trước và bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

8. Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý trên Hệ thống trước khi chấm dứt hoạt động. Báo cáo về Sở Nội vụ kết quả thực hiện kiểm kê, đóng gói, bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu (nền giấy và điện tử) theo từng cơ quan, đơn vị. Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và đề nghị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trong, sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy:

1. Bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng cho Công an tỉnh.

2. Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống; đăng ký cấp mới và bàn giao chứng thư số chuyên dùng theo quy định.

3. Tiếp nhận, gỡ bỏ niêm phong, kiểm kê tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho, địa điểm tập kết được giao quản lý.

Nhằm thực hiện có hiệu quả theo kế hoạch đề ra, các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai công việc phải gắn với trách nhiệm, vai trò của cơ quan, đơn vị, địa phương được phân công, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện thống nhất, đồng bộ, hiệu lực, hiệu quả trên phạm vi toàn tỉnh.