Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số 1487/QĐ-UBND ngày 07 tháng 10 năm 2025 về ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
Ảnh minh họa. Nguồn Báo Chính phủ.
Theo đó, Quy chế được ban hành nhằm quy định cụ thể phạm vi, đối tượng, nguyên tắc, hình thức và thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời phát huy giá trị của khối tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, bảo đảm an toàn, bảo mật và phục vụ hiệu quả cho nhu cầu nghiên cứu, công tác, học tập của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Việc sử dụng tài liệu thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện và tài liệu có đóng dấu mật được thực hiện theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP của Chính phủ, và pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện dưới ba hình thức: phục vụ độc giả tại Phòng đọc, phục vụ độc giả sử dụng trực tuyến và cấp bản sao tài liệu lưu trữ. Chủ tịch UBND tỉnh có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài; Giám đốc Sở Nội vụ cho phép sử dụng tài liệu thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện và tài liệu của các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử được quyền cho phép khai thác các tài liệu khác theo phạm vi quản lý. Quy trình sử dụng tài liệu được hướng dẫn cụ thể, bao gồm thủ tục đăng ký trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng ký tại Phòng đọc, đăng ký đọc tài liệu lưu trữ số, cùng các yêu cầu về thẻ độc giả, thời hạn sử dụng, số lượng hồ sơ phục vụ và quy định về quản lý, sao chụp, xác thực tài liệu lưu trữ.
Độc giả khi sử dụng tài liệu lưu trữ được yêu cầu tuân thủ quy định về thời hạn phê duyệt, mức phí sử dụng, quyền và nghĩa vụ trong quá trình khai thác. Thời hạn giải quyết hồ sơ từ 1 đến 7 ngày làm việc tùy từng loại yêu cầu; phí sử dụng được thu theo quy định của Bộ Tài chính. Các trường hợp được miễn hoặc giảm phí gồm người có công, thân nhân liệt sĩ, người hưởng chế độ hưu trí, học sinh, sinh viên và các đối tượng chính sách khác. Quy chế cũng quy định cụ thể về cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bao gồm bản sao giấy và bản sao điện tử, có hoặc không có xác thực; quy định về hình thức, thể thức, dấu bản sao, dấu xác thực và chữ ký số nhằm bảo đảm tính pháp lý và độ tin cậy của tài liệu được cung cấp.
UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn, ký duyệt và quản lý hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu; chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức phục vụ độc giả, thực hiện số hóa, bảo quản, cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan bảo đảm điều kiện kỹ thuật, an toàn tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp kiểm tra, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm quy chế, bảo vệ tài liệu, không sử dụng sai mục đích; mọi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành, là cơ sở quan trọng để chuẩn hóa công tác quản lý, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.