Ngày 10/4/2025, Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Tấn Tuân đã ban hành Chỉ thị số 04/CT-UBND về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính.

Nhằm đảm bảo công tác quản lý văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh được thông suốt, liên tục, bảo vệ an toàn tài liệu, đáp ứng tốt yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 126-KL/TW ngày 14/02/2025, Kết luận số 127- KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị về tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương tập trung chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

1. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

2. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc sắp xếp tổ chức bộ máy có hiệu lực.

3. Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy; sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

4. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, phân tán, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

5. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

6. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật thông tin tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản trước và trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.