Ngày 03 tháng 8 năm 2023, thay mặt Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Nguyễn Tấn Tuân đã ký ban hành Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND về quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13 tháng 8 năm 2023.

Theo đó, Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở dữ liệu về hoạt động công chứng của tỉnh Khánh Hòa, do Sở Tư pháp thực hiện đầu tư xây dựng, quản lý và phát triển bao gồm tập hợp các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế này và hướng dẫn sử dụng của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

3. Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin.

Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu công chứng, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.

5. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên, người được phân công có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng để: a) Phục vụ cho hoạt động công chứng; b) Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ tại cơ quan, tổ chức mình; c) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các tổ chức, cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được khai thác thông tin trên Hệ thống để phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước như: Thanh tra, kiểm tra, điều tra, xét xử, thi hành án,...

3. Việc phân quyền khai thác thông tin tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức liên quan do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Tiết lộ tài khoản của mình cho người khác; sử dụng, đánh cắp, mạo nhận tài khoản người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng; cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng và truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng sự thật.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng làm biến dạng giao diện, làm sai lệch, thay đối cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu của Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Gây ảnh hưởng, can thiệp, cản trở khả năng truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của các tổ chức, cá nhân.

6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Sở Tư pháp là cơ quan chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này; tổ chức quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng; cấp và khóa tài khoản theo Quy chế này; thực hiện việc sao, lưu trữ thông tin định kỳ;…

Trách nhiệm của các sở, ban, ngành: Sở Tài nguyên và Môi trường, Tài chính, Xây dựng, Thông tin và Truyền thông; Công an tỉnh; Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Viễn thông Khánh Hòa; Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng chủ động phối hợp chặt chẽ theo chức năng nhiệm vụ được giao để triển khai thực hiện Quy chế này.

Mời bạn đọc xem toàn văn Quyết định tại đây./.